A hívásvárakoztatás és átirányítás beállítása a Microsoft Teamsben

A mai gyorsan változó üzleti környezetben a kommunikáció kulcsfontosságú. Akár egy globális vállalatnál, akár egy kis startupnál dolgozik, a kapcsolattartás képessége, függetlenül attól, hogy hol tartózkodik, elengedhetetlen a sikerhez. A Microsoft Teams nem csupán egy üzenetküldő vagy videókonferencia eszköz; egy teljes értékű kommunikációs platform, amely lehetővé teszi, hogy bárhonnan, bárkivel kapcsolatban maradjon. Ennek a rugalmasságnak a sarokköve a fejlett híváskezelési funkciók, mint például a hívásvárakoztatás és a hívásátirányítás. Ezek a funkciók biztosítják, hogy soha ne maradjon le egy fontos hívásról, miközben fenntartja a professzionális megjelenést és optimalizálja a munkafolyamatokat.

Ebben az átfogó útmutatóban részletesen bemutatjuk, hogyan állíthatja be és használhatja ki a hívásvárakoztatás és hívásátirányítás funkciókat a Microsoft Teamsben. Megnézzük a felhasználói szintű beállításokat, a rendszergazdai felügyeleti lehetőségeket, a bevált gyakorlatokat és a hibaelhárítási tippeket, hogy a legtöbbet hozza ki Teams telefonrendszeréből.

Miért érdemes beállítani a hívásvárakoztatást és hívásátirányítást a Teamsben?

Mielőtt belemerülnénk a technikai részletekbe, nézzük meg, miért is olyan fontosak ezek a funkciók a modern munkavégzés szempontjából:

Soha ne maradjon le egyetlen hívásról sem: Akár megbeszélésen van, akár egy másik vonalon beszél, a hívásátirányítás biztosítja, hogy a hívás eljusson egy kollégához, hangpostára vagy mobiltelefonjára. A hívásvárakoztatás pedig figyelmezteti Önt, ha egy fontos hívás érkezik, miközben már egy másikon van.
Fokozott produktivitás: Azzal, hogy hatékonyan kezeli a bejövő hívásokat, minimalizálja a megszakításokat és zökkenőmentessé teszi a munkát. Nem kell azon aggódnia, hogy elveszít egy ügyfelet vagy egy sürgős kollégát, mert nem érte el Önt.
Professzionális megjelenés: A hívások zökkenőmentes kezelése professzionális és megbízható képet fest Önökről és szervezetükről. Az ügyfelek és partnerek nagyra értékelik, ha mindig elérhetőek, vagy ha hívásaikat gondosan kezelik.
Flexibilitás és mobilitás: A távmunka és a hibrid modell korában kulcsfontosságú, hogy asztali számítógépétől távol is elérhető maradjon. Irányítsa át hívásait mobiljára, vagy hagyja, hogy egy kolléga vegye fel, ha éppen úton van.
Jobb munka-magánélet egyensúly: A hívásokat átirányíthatja munkaidő után a hangpostára, vagy egy ügyeletes kollégához, így anélkül kapcsolódhat ki, hogy aggódnia kellene a fontos hívások miatt.

Alapvető fogalmak: Hívásvárakoztatás és Hívásátirányítás a Teamsben

A hívásvárakoztatás (Call Waiting)

A hívásvárakoztatás alapvetően egy értesítés. Ha már telefonál, és egy újabb hívás érkezik, egy diszkrét hangjelzést (vagy vizuális jelzést) kap arról, hogy valaki próbálja elérni Önt. Ekkor dönthet úgy, hogy:

Fogadja az új hívást: Ekkor az aktuális hívása várakoztatásba kerül.
Figyelmen kívül hagyja az új hívást: A hívás továbbítódik az Ön híváskezelési szabályai szerint (pl. hangposta, másik kolléga).
Befejezi az aktuális hívást: Ezt követően fogadhatja a várakozó hívást.

A Teamsben a hívásvárakoztatás általában alapértelmezetten engedélyezve van, és biztosítja, hogy mindig tudja, ha valaki próbálja elérni, még akkor is, ha már elfoglalt.

A hívásátirányítás (Call Forwarding)

A hívásátirányítás egy erősebb eszköz, amely lehetővé teszi a bejövő hívások automatikus átirányítását egy másik célra. Ennek többféle módja és célpontja lehet:

Azonnali átirányítás (Always forward): Minden bejövő hívás azonnal átirányításra kerül a beállított célra, anélkül, hogy az Ön Teams kliense megcsörrenne.
Átirányítás, ha nem válaszol (If unanswered): A hívások csak akkor irányítódnak át, ha Ön egy bizonyos időn belül (pl. 20 másodperc) nem veszi fel a telefont.
Átirányítás, ha foglalt (If busy): A hívások akkor irányítódnak át, ha Ön már telefonál, vagy státusza „foglalt”-ra van állítva. (Megjegyzés: A Teamsben a „foglalt” állapot alapesetben is kiváltja a hívásvárakoztatást, az „if busy” funkciók jellemzően fejlettebb PSTN rendszerekhez kapcsolódnak).

Az átirányítás lehetséges célpontjai:

Hangposta (Voicemail): A hívók üzenetet hagyhatnak Önnek.
Egy másik személy vagy híváskezelő csoport: Átirányíthatja a hívásokat egy kollégához, asszisztenshez, vagy egy egész csoporthoz.
Új szám vagy kapcsolat (external number): Ez lehet a mobiltelefonja, egy otthoni vezetékes szám, vagy bármely más külső telefonszám. Ehhez általában szükség van Teams Phone System licencre és PSTN kapcsolatra (Public Switched Telephone Network).

Előfeltételek és licencelés

Mielőtt belevágna a beállításokba, győződjön meg róla, hogy rendelkezik a szükséges feltételekkel:

Microsoft 365 fiók: A Teams része a Microsoft 365 ökoszisztémának.
Microsoft Teams kliens: Győződjön meg róla, hogy a legfrissebb Teams alkalmazást használja (asztali, webes vagy mobil).
Teams Phone System licenc: Bár a legtöbb alapvető hívásvárakoztatás és belső átirányítás elérhető a standard Teams licenccel is, a külső telefonszámokra való átirányításhoz és a teljes körű híváskezelési funkciókhoz (például a hangposta vagy a PSTN-hívás) szüksége lesz egy Microsoft Teams Phone System licencre, és valószínűleg egy hívásdíjcsomagra vagy Direct Routing beállításra is.
Internetkapcsolat: Stabil internetkapcsolat elengedhetetlen a Teams működéséhez.

Hogyan állíthatja be a hívásvárakoztatást a Teamsben (Felhasználói szinten)

Ahogy korábban említettük, a hívásvárakoztatás általában alapértelmezetten engedélyezve van a Teamsben. Ezt ellenőrizheti, vagy módosíthatja az alábbi lépésekkel:

Nyissa meg a Microsoft Teams alkalmazást.
Kattintson a profilképére a jobb felső sarokban.
Válassza a Beállítások (Settings) lehetőséget.
A bal oldali menüben navigáljon a Hívások (Calls) fülre.
Itt a „Híváskezelési szabályok” (Call answering rules) szekcióban láthatja a beállításokat. A hívásvárakoztatás bekapcsolva van, ha azt látja, hogy „A rendszer felajánlja a bejövő hívásokat, amíg telefonál”. Ritkán kell ezt kikapcsolni, de ha mégis, itt teheti meg.

Ez a beállítás biztosítja, hogy ha egy másik hívás érkezik, miközben már egy megbeszélésen vagy híváson van, értesítést kapjon róla. Egy rövid csengőhang és egy felugró ablak tájékoztatja Önt, lehetőséget adva a várakozó hívás felvételére vagy figyelmen kívül hagyására.

Hogyan állíthatja be a hívásátirányítást a Teamsben – Felhasználói szinten

A hívásátirányítás beállítása kulcsfontosságú a személyes híváskezeléshez. A Teams felhasználói felülete rendkívül intuitívvá teszi ezt a folyamatot.

Nyissa meg a Teams alkalmazást: Indítsa el a Microsoft Teams klienst az asztali számítógépén, webböngészőjében vagy mobiltelefonján.
Navigáljon a Beállításokhoz: Kattintson a jobb felső sarokban lévő profilképére (vagy a három pontra a mobilalkalmazásban), majd válassza a Beállítások (Settings) menüpontot.
Válassza a Hívások menüpontot: A bal oldali navigációs sávban kattintson a Hívások (Calls) fülre.
Híváskezelési szabályok beállítása: Keresse meg a „Híváskezelési szabályok” (Call answering rules) szekciót. Itt két fő lehetőséget lát:
- A hívások megcsörrennek Önnél: Ez az alapértelmezett beállítás, ami azt jelenti, hogy a hívások közvetlenül Önnél csörögnek.
- A hívások átirányítása: Ezt kell kiválasztania, ha át szeretné irányítani a hívásokat.
Válassza ki az átirányítás típusát:
- Azonnali átirányítás (Always forward):
  Ha minden hívást azonnal át szeretne irányítani, válassza ezt az opciót. Ez különösen hasznos, ha szabadságon van, vagy egy ideig nem elérhető a Teamsen keresztül.
  - Hangposta: Ha azt szeretné, hogy a hívók üzenetet hagyhassanak Önnek, válassza a „Hangposta” lehetőséget.
  - Személy vagy híváskezelő csoport: Kezdjen el beírni egy kolléga nevét, vagy válasszon ki egy meglévő híváskezelő csoportot, ahová át szeretné irányítani a hívásokat. Ez ideális, ha valaki helyettesíti Önt.
  - Új szám vagy kapcsolat: Ide írhat be egy külső telefonszámot (pl. a mobiltelefonja, otthoni szám) vagy kereshet egy már meglévő kontaktot. Ne feledje, ehhez valószínűleg Teams Phone System licenc és PSTN kapcsolat szükséges!
- Ha nem válaszol (If unanswered):
  Ez az opció lehetővé teszi, hogy a hívások először Önnél csörögjenek egy bizonyos ideig, és csak utána irányítódjanak át, ha nem veszi fel. Ez biztosítja, hogy Önnek legyen lehetősége először felvenni a hívást.
  - Csörgési idő: Válassza ki, mennyi ideig csörögjön Önnél a telefon, mielőtt átirányítódna (pl. 10, 20, 30 másodperc).
  - Átirányítási cél: Itt is választhat a „Hangposta”, „Egy másik személy vagy híváskezelő csoport”, vagy „Új szám vagy kapcsolat” közül, ahogyan az azonnali átirányításnál.
Mentés: A beállítások automatikusan mentésre kerülnek, amint kiválasztja az opciókat.

Ezekkel a beállításokkal maximális rugalmasságot érhet el hívásai kezelésében, biztosítva, hogy mindig Ön irányítsa, hogyan és mikor érhetik el.

Hívásátirányítás beállítása rendszergazdai szinten – A Teams Admin Centeren keresztül

Nagyobb szervezetekben az IT-rendszergazdáknak gyakran kell központilag kezelniük a felhasználói hívásbeállításokat, például új alkalmazottak onboardingja során, vagy ha egy felhasználó szabadságra megy, és elfelejti beállítani az átirányítást. A Teams Admin Center (Teams Felügyeleti Központ) a megfelelő eszköz erre.

Jelentkezzen be a Microsoft Teams felügyeleti központba: Nyissa meg a böngészőjét, és lépjen a admin.teams.microsoft.com oldalra. Jelentkezzen be rendszergazdai hitelesítő adataival.
Navigáljon a felhasználókhoz: A bal oldali navigációs sávban kattintson a Felhasználók (Users) menüpontra, majd válassza a Felhasználók kezelése (Manage users) lehetőséget.
Válasszon ki egy felhasználót: Keresse meg azt a felhasználót, akinek a hívásbeállításait módosítani szeretné, majd kattintson a nevére.
Hangbeállítások megnyitása: A felhasználó profiloldalán navigáljon a Hang (Voice) fülre.
Hívásátirányítási szabályok beállítása: Itt láthatja a felhasználó aktuális híváskezelési szabályait. A „Hívásátirányítás” (Call forwarding) részben beállíthatja az azonnali átirányítást vagy az „ha nem válaszol” szabályokat.
Konfiguráció:
- Válassza az „Átirányítás” (Forward) opciót, majd adja meg a célállomást (hangposta, személy, külső szám).
- Ha az „Egyidejű csörgetés” (Simultaneously ring) opciót választja, megadhat egy másik számot vagy személyt, akinél egyszerre csörög a telefon. Ez nem egy klasszikus hívásátirányítás, hanem egy párhuzamos csörgetés.
Mentés: Ne feledje elmenteni a módosításokat.

A rendszergazdák ezenkívül hívásirányítási szabályzatokat (Call routing policies) és hívásvárakoztatási szabályzatokat (Calling policies) is alkalmazhatnak csoportok vagy felhasználók nagy részére, hogy egységesítsék a kommunikációs szabályokat a szervezetben. Ezek a szabályzatok szélesebb körű konfigurációt tesznek lehetővé, mint az egyedi felhasználói beállítások.

Híváskezelés automatizálása PowerShell-lel

Nagyobb környezetekben, ahol több száz vagy ezer felhasználó van, a Teams Admin Centeren keresztül történő egyenkénti beállítás időigényes és hibalehetőségeket rejt. Itt jön képbe a PowerShell. A PowerShell scriptelés lehetővé teszi a felhasználói hívásbeállítások tömeges módosítását és automatizálását.

A Teams hívásbeállításainak PowerShell-lel történő kezeléséhez először telepítenie kell a Microsoft Teams PowerShell modulját.

Néhány alapvető parancs, amivel dolgozhat:

Connect-MicrosoftTeams: A Teams környezethez való csatlakozáshoz.
Set-CsUser -Identity "[email protected]" -CallForwardingSettings: Ezzel a paranccsal állíthatók be a felhasználói hívásátirányítási beállítások. Különböző paramétereket lehet megadni, mint például a cél (-CallForwardingDestination), az azonnali vagy feltételes átirányítás (-CallForwardingType), és a csörgési idő (-CallForwardingUnansweredDelay).
Set-CsTeamsCallingPolicy: Ez a parancs a hívásvárakoztatással és egyéb hívásirányítási szabályokkal kapcsolatos politikák beállítására szolgál felhasználók vagy csoportok számára.

Példa PowerShell parancsra az azonnali átirányításhoz hangpostára:

Set-CsUser -Identity "[email protected]" -CallForwardingSettings "ForwardToVoicemail"

Példa PowerShell parancsra, ha nem válaszol, átirányítás egy másik felhasználóhoz 20 másodperc után:

Set-CsUser -Identity "[email protected]" -CallForwardingSettings "ForwardToUser" -CallForwardingDestination "[email protected]" -CallForwardingUnansweredDelay 20

A PowerShell használata nagyobb rugalmasságot és hatékonyságot biztosít a rendszergazdai felügyelet számára, különösen a komplexebb forgatókönyvek és a tömeges frissítések esetében.

Gyakori forgatókönyvek és bevált gyakorlatok

Hogyan használhatja ki a legjobban a hívásvárakoztatást és átirányítást a mindennapi munka során?

Távoli munkavégzés és mobilitás: Ha elhagyja az irodát, vagy mobiltelefonján szeretné fogadni a hívásokat, állítson be azonnali átirányítást mobiljára. Ezzel biztosítja, hogy akkor is elérhető maradjon, ha nincs a számítógépe előtt.
Szabadság és betegség: Amikor szabadságra megy, vagy beteg, állítsa be hívásait, hogy azonnal átirányítódjanak egy kollégához vagy asszisztenshez, vagy közvetlenül a hangpostára. Ügyeljen arra, hogy a hangposta üzenetében tájékoztassa a hívókat a távollétéről és arról, kihez fordulhatnak sürgős esetben.
Ügyfélszolgálat és támogatás: A hívásokat átirányíthatja egy híváskezelő csoportba vagy egy speciális ügyfélszolgálati csapathoz, így biztosítva, hogy az ügyfelek mindig segítséget kapjanak.
Vezetői asszisztencia: A vezetők átirányíthatják hívásaikat asszisztensükhöz, aki szűrheti és kezelheti a bejövő hívásokat, optimalizálva a vezető idejét.
Ne feledje a „Ne zavarjanak” módot: Ha mélyreható munkára van szüksége, és el akarja kerülni a zavaró tényezőket, a Teams „Ne zavarjanak” (Do Not Disturb – DND) módja hasznos lehet. Ez a státusz automatikusan átirányítja a hívásokat a hangpostára (vagy az Ön által beállított szabályok szerint), anélkül, hogy megcsörrenne.
Rendszeres felülvizsgálat: Időnként ellenőrizze a híváskezelési beállításait, hogy azok továbbra is megfeleljenek az aktuális igényeinek. Egy megváltozott projekt vagy munkakörnyezet új beállításokat tehet szükségessé.
Kommunikáljon a csapattal: Tájékoztassa kollégáit és partnereit arról, hogyan érhetik el Önt, különösen, ha átirányítási szabályokat állított be. Ez elkerülheti a félreértéseket és a frusztrációt.

Hibaelhárítási tippek

Néha előfordulhat, hogy a beállítások nem működnek a várt módon. Íme néhány tipp a hibaelhárításhoz:

Licencelés ellenőrzése: Győződjön meg arról, hogy Ön és a szervezet rendelkezik a szükséges Teams Phone System licenccel, különösen, ha külső számra szeretne átirányítani.
Internetkapcsolat: Ellenőrizze, hogy stabil és megbízható internetkapcsolattal rendelkezik-e. A gyenge kapcsolat befolyásolhatja a hívás minőségét és a beállítások működését.
Teams kliens frissítése: Győződjön meg róla, hogy a Teams alkalmazás a legújabb verzióra van frissítve. A frissítések gyakran tartalmaznak hibajavításokat és teljesítményoptimalizálásokat.
Admin Center beállítások felülvizsgálata: Ha Ön rendszergazda, ellenőrizze a felhasználói beállításokat a Teams Admin Centerben. Lehetséges, hogy egy globális szabályzat felülírja a felhasználó egyéni beállításait.
Hívásátirányítási lánc ellenőrzése: Ha a hívásokat több lépcsőben irányítja át (pl. Öntől egy kollégához, majd tőle hangpostára), győződjön meg róla, hogy minden lépés megfelelően van konfigurálva és nem keletkezik végtelen hurok.
PSTN-számok esetén szolgáltatói ellenőrzés: Ha külső számra irányítja át a hívásokat, és problémák merülnek fel, ellenőrizze a telefonvonal vagy a szolgáltató beállításait is.
Teams gyorsítótár ürítése: Néha a Teams alkalmazás gyorsítótára okozhat problémákat. A gyorsítótár törlése és az alkalmazás újraindítása megoldhatja a problémát.

Összefoglalás és záró gondolatok

A Microsoft Teams hívásvárakoztatás és hívásátirányítás funkciói alapvető eszközök a modern kommunikációban. Ezek segítségével növelheti a produktivitást, fenntarthatja a professzionális megjelenést, és élvezheti a flexibilitást, amit a mai távmunka és hibrid munkavégzési modellek megkövetelnek.

Akár egyéni felhasználóként optimalizálja saját hívásait, akár rendszergazdaként biztosítja, hogy egész szervezete zökkenőmentesen kommunikáljon, a Teams részletes és rugalmas beállítási lehetőségeket kínál. Ne hagyja, hogy a fontos hívások elússzanak a digitális térben! Fejlessze kommunikációs stratégiáját a Teams híváskezelési funkcióival, és lépjen szintet a hatékonyabb és professzionálisabb üzleti kommunikációban.

Kezdje el még ma optimalizálni Teams hívásait, és tapasztalja meg a különbséget a zökkenőmentes kapcsolattartásban!