A Yammer (Viva Engage) szerepe a vállalati közösségépítésben a Microsoft 365-ön belül

A modern üzleti környezetben a vállalatok sikeressége már rég nem csak a pénzügyi mutatókon vagy a termékek minőségén múlik. Egyre hangsúlyosabbá válik az emberi tényező: az alkalmazottak elkötelezettsége, a belső kommunikáció hatékonysága és a kialakult vállalati kultúra. A hibrid és távmunka térhódításával ez a kihívás még égetőbbé vált. Hogyan tarthatjuk össze a csapatot, ha nem vagyunk folyamatosan egy irodában? Hogyan oszthatjuk meg a tudást hatékonyan, és hogyan erősíthetjük a szervezet belső kohézióját? Itt lép színre a Yammer, ma már Viva Engage néven, mint a Microsoft 365 egyik kulcsfontosságú eleme a vállalati közösségépítésben.

Mi az a Yammer (Viva Engage)? – Rövid történelem és evolúció

A Yammer eredetileg egy független vállalati közösségi hálózatként indult 2008-ban, azzal a céllal, hogy a szervezetek belső kommunikációját forradalmasítsa. Képzeljük el a Facebook-ot, de kizárólag egy cégen belül, zárt és biztonságos környezetben. A Microsoft 2012-ben felvásárolta a Yammer-t, és fokozatosan integrálta a Microsoft 365 (akkori nevén Office 365) ökoszisztémájába. Ez a lépés logikus volt, hiszen a Yammer tökéletesen kiegészítette a már meglévő együttműködési eszközöket, mint a SharePoint vagy az Outlook.

Az elmúlt években a Microsoft folyamatosan fejlesztette a Yammer-t, még szorosabbá téve az integrációt és új funkciókkal bővítve. A legjelentősebb változás 2022-ben következett be, amikor a Yammer részévé vált a Microsoft Viva platformnak, és a neve Viva Engage-re változott. Ez a névváltozás nem csupán marketingfogás volt; azt jelzi, hogy a platform stratégiai szerepe megnőtt a Microsoft víziójában az alkalmazotti élmény jövőjéről. A Viva Engage a Microsoft Viva „Kapcsolatok” (Connections) moduljának magját alkotja, amely az egész szervezetre kiterjedő kommunikációt és közösségépítést hivatott támogatni.

Alapvetően a Viva Engage egy nyílt, „fórum-szerű” platform, ahol a felhasználók kérdéseket tehetnek fel, ötleteket oszthatnak meg, visszajelzést adhatnak, eseményeket szervezhetnek, és közösségeket hozhatnak létre érdeklődési körök, projektek vagy osztályok szerint. Ez a nyitottság és rugalmasság különbözteti meg a többi M365 eszköztől, mint például a Teams-től, amely inkább a csoportos, projektalapú munkára fókuszál.

Miért létfontosságú a vállalati közösségépítés a 21. században?

A közösségépítés jelentősége több fronton is megmutatkozik a mai cégeknél:

Alkalmazotti elkötelezettség és megtartás: A munkavállalók nem csupán fizetésért dolgoznak; szeretnének valahova tartozni, érezni, hogy hozzájárulásuk értékelt. Egy erős belső közösség növeli az elégedettséget, a lojalitást és csökkenti a fluktuációt.
Tudásmegosztás és innováció: Ha az információ szabadon áramolhat a szervezetben, a munkatársak gyorsabban megtalálják a válaszokat, tanulnak egymástól, és új ötletek születhetnek. Ez felgyorsítja a problémamegoldást és ösztönzi az innovációt.
Vállalati kultúra erősítése: A közös értékek, hagyományok és a „mi” érzés kialakítása a mindennapi interakciók során történik. Egy aktív közösségi platform tükrözi és erősíti a vállalat identitását.
Silók lebontása: A nagyobb szervezetekben könnyen kialakulhatnak osztályok vagy részlegek közötti „silók”, ahol az információk nem jutnak át. A közösségi platformok segítenek áthidalni ezeket a szakadékokat, ösztönözve a cross-funkcionális együttműködést.
Alkalmazkodóképesség és rugalmasság: Egy jól kiépített belső közösségi hálózat gyorsabban tud reagálni változásokra, válságokra, és hatékonyabban terjeszti a kulcsfontosságú információkat.

A Yammer (Viva Engage) egyedi hozzájárulása a közösségépítéshez

A Viva Engage nem csupán egy digitális csevegő; stratégiai eszköztár a **vállalati közösségépítéshez**. Íme, hogyan járul hozzá ehhez:

1. Nyílt kommunikáció és átláthatóság

A Yammer központi eleme a nyílt, csoportos beszélgetéseknek. Ez segít lebontani a hierarchikus kommunikációs korlátokat, lehetővé téve, hogy mindenki hozzászólhasson, kérdéseket tegyen fel és visszajelzést adjon. A vezetőség közvetlenül kommunikálhat az alkalmazottakkal, elkerülve a „top-down” információmegosztás korlátait. Ez az átláthatóság növeli a bizalmat és az elkötelezettséget.

2. Tudásmegosztás és tanulás

A Viva Engage ideális platform a tudásmegosztáshoz. Kérdések és válaszok szekciók, legjobb gyakorlatok gyűjteménye, vagy akár iparági hírek megosztása is történhet itt. Ha valaki egy problémával szembesül, felteheti a kérdést a releváns közösségben, és azonnal megkaphatja a választ a kollégáktól, akiknek van tapasztalatuk. Ez a „kollektív intelligencia” felgyorsítja a problémamegoldást és segít rögzíteni a vállalat intézményi tudását.

3. Alkalmazotti hang és visszajelzés

A platform lehetőséget biztosít az alkalmazottak számára, hogy meghallgassák őket. Könnyen lehet felméréseket indítani, ötleteket gyűjteni, vagy egyszerűen csak visszajelzést adni a vezetőségnek. Ez növeli az alkalmazotti elkötelezettséget, hiszen érzik, hogy véleményük számít, és hozzájárulhatnak a vállalat jövőjéhez.

4. Vezetői kommunikáció és láthatóság

A vezetők számára a Viva Engage kiváló eszköz a közvetlen kommunikációra. Megoszthatnak frissítéseket, eredményeket, víziókat, vagy akár élő kérdezz-felelek (AMA – Ask Me Anything) eseményeket tarthatnak. Ez emberségessé teszi a vezetőséget, erősíti a bizalmat, és biztosítja, hogy a stratégiai üzenetek eljussanak mindenkihez.

5. Érdeklődési körök és közösségek

A munkához kapcsolódó közösségeken túl a Yammer lehetővé teszi a nem hivatalos, érdeklődésen alapuló csoportok létrehozását is (pl. „Kutyabarátok”, „Főzőklub”, „Futók”). Ezek a közösségek segítenek az alkalmazottaknak személyesebb szinten kapcsolódni, erősítve a „tartozás” érzését és javítva a munkahelyi hangulatot.

6. Új belépők integrációja és mentorálás

Az onboarding folyamat sokkal gördülékenyebbé válhat. Az új kollégák csatlakozhatnak a dedikált „Új Belépők” közösséghez, ahol kérdéseket tehetnek fel, megismerkedhetnek a céges kultúrával, és mentorokat találhatnak. Ez segíti őket a gyorsabb beilleszkedésben.

7. Válságkommunikáció

Vészhelyzetek esetén a Viva Engage gyors és hatékony csatornát biztosít a széles körű tájékoztatáshoz. A fontos üzenetek azonnal eljutnak mindenkihez, minimalizálva a pánikot és az információhiányból adódó problémákat.

Integráció a Microsoft 365 ökoszisztémában

A Viva Engage ereje abban is rejlik, hogy mélyen integrálódik a Microsoft 365 többi eszközével:

Microsoft Teams: A Viva Engage alkalmazás beágyazható a Teams-be, így a felhasználók egy felületen érhetik el a strukturált csapatmunkát és a nyílt közösségi interakciókat. Lehetőség van Yammer/Engage beszélgetéseket megosztani Teams csatornákra, és fordítva. Fontos a különbségtétel: a Teams a közeli együttműködésre, projekt alapú munkára ideális, míg az Engage a széles körű, nyílt kommunikációra és a céges hálózatépítésre.
SharePoint Online: A Yammer/Engage webhelyrészek beágyazhatók a SharePoint intraneten, így a céges hírek és közösségi beszélgetések szerves részét képezik a vállalat információs portáljának.
Outlook: Az értesítések és a fontos bejegyzések közvetlenül eljuthatnak az e-mail postaládába, biztosítva, hogy a felhasználók naprakészek legyenek.
Microsoft Viva: A Viva Engage a Microsoft Viva platform szerves része, amely az alkalmazotti élményt helyezi a középpontba. A Viva Connections, Viva Topics, Viva Learning és Viva Insights modulokkal együtt egy átfogó megoldást nyújt az alkalmazottak számára, ahol a Viva Engage a szociális interakciókért felel.

Hogyan használjuk hatékonyan a Yammer-t (Viva Engage-t)? – Legjobb gyakorlatok

Ahhoz, hogy a Viva Engage valóban hatékony eszköz legyen a vállalati közösségépítésben, nem elég bevezetni; stratégiailag kell használni:

Stratégia és célok definiálása: Tisztázza, mit szeretne elérni a platformmal. Növelni az elkötelezettséget? Javítani a tudásmegosztást? Erősíteni a kultúrát?
Vezetői elkötelezettség és mintavétel: A vezetőknek aktívan részt kell venniük, posztolniuk, válaszolniuk kell. Ők adják meg a hangnemet és a példát.
Tartalomgenerálás és moderálás: Ösztönözze a releváns tartalom létrehozását. Jelöljön ki közösségi menedzsereket, akik moderálják a beszélgetéseket, irányítják a témákat és segítik a közösségeket.
Képzés és bevezetés: Oktassa az alkalmazottakat a platform használatára és arra, hogy miért fontos a részvételük. Magyarázza el, hogyan illeszkedik a Teams és a SharePoint mellett.
Integráció a mindennapi munkába: Tegye a Viva Engage-et a napi rutin részévé. Hirdessen eseményeket rajta, ossza meg a cég belső híreit itt.
Mérhető eredmények: Kövesse nyomon a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-k), mint például az aktív felhasználók száma, a hozzászólások gyakorisága, a legnépszerűbb közösségek, vagy a tudásmegosztás mértéke.

Kihívások és buktatók

A Viva Engage bevezetése nem mentes a kihívásoktól. Gyakori buktatók közé tartozik az alacsony elfogadottság, ha az alkalmazottak úgy érzik, ez csak egy „újabb” eszköz. Az információzaj, a nem releváns posztok, vagy a nem megfelelő moderálás is ronthatja a felhasználói élményt. Kritikus fontosságú a platform céljának és használatának egyértelmű kommunikálása, különösen a Teams-szel való különbségtétel.

A jövő: Viva Engage és az alkalmazotti élmény

A Viva Engage a Microsoft Viva stratégiai elemeként a digitális munkahely központi részévé vált. A Microsoft folyamatosan fejleszti a platformot, beépítve az AI-t a személyre szabottabb hírcsatornák, a releváns tartalom kiemelése és az intelligens keresés érdekében. A cél az, hogy a Viva Engage ne csupán egy belső közösségi hálózat legyen, hanem egy olyan dinamikus hub, ahol az alkalmazottak nemcsak információt találnak, hanem értelmesen kapcsolódhatnak egymáshoz és a vállalat céljaihoz.

Összefoglalás

A Yammer, ma már Viva Engage néven, egy sokoldalú és erőteljes eszköz a Microsoft 365 ökoszisztémájában, amely kulcsszerepet játszik a modern vállalati közösségépítésben. Képessége, hogy elősegíti a nyílt kommunikációt, a tudásmegosztást és az alkalmazotti elkötelezettséget, felbecsülhetetlenné teszi a mai, dinamikusan változó munkaerőpiacon. Azáltal, hogy hidat épít a munkatársak és a vezetőség között, lebontja a silókat, és teret ad a közös érdeklődési köröknek, a Viva Engage hozzájárul egy erősebb, kohéziósabb és adaptívabb vállalati kultúra kialakításához. Nem csupán egy eszköz, hanem egy stratégiai befektetés a vállalat legértékesebb erőforrásába: az embereibe.