E-mail cím automatikus kiegészítésének törlése az Outlookban

Képzeljük el a helyzetet: gépeljük valaki nevét az Outlookban, és bumm! Felugrik tucatnyi cím, amik közül sok elavult, hibás, vagy éppen egy régi, már nem releváns kolléga e-mailje. Vagy ami még rosszabb: a listán megjelenik valaki neve, akinek soha többé nem szeretnénk levelet küldeni. Ismerős? Valószínűleg igen, hiszen az Outlook automatikus kiegészítése egyszerre áldás és átok, egy kényelmi funkció, amely idővel könnyen rendetlenné és zavaróvá válhat.

Ez a cikk azért készült, hogy segítsen Önnek visszaszerezni az irányítást az Outlook e-mail cím kiegészítési funkciója felett. Megtudhatja, hogyan távolíthatja el az egyes, nem kívánt címeket, hogyan törölheti a teljes listát, és mit tehet, ha a probléma makacsul visszatér. Készüljön fel, hogy rendet tesz a digitális postaládájában, és búcsút int a felesleges találgatásoknak!

Mi is az az Outlook Auto-Complete lista, és hogyan működik?

Az Outlook Auto-Complete lista, más néven „Nickname cache” (becenév gyorsítótár) vagy „Stream_Autocomplete”, egy olyan funkció, amely emlékszik azokra az e-mail címekre, amelyekre korábban levelet küldött. Amikor elkezdi beírni egy címzett nevét vagy e-mail címét az „Címzett”, „Másolatot kap”, vagy „Titkos másolatot kap” mezőkbe, az Outlook automatikusan felajánlja a korábban használt, hasonló címeket.

Ez a lista rendkívül hasznos lehet, hiszen felgyorsítja az e-mail küldést, és csökkenti a gépelési hibák számát. Fontos azonban megérteni, hogy ez a lista teljesen különálló a névjegyalbumától (Contacts). Ha valaki szerepel a névjegyzékében, az sem garantálja, hogy megjelenik az Auto-Complete listán (amíg nem küldött neki levelet), és fordítva: egy név megjelenhet a gyorsítótárban anélkül, hogy a névjegyalbumában szerepelne.

Az Auto-Complete lista fájlja régebbi Outlook verziókban (.nk2 fájl) különálló volt, míg a modern Outlook (2010-től kezdve) a profilhoz tartozó adatfájlban (PST/OST) tárolja, egy speciális rejtett üzenetként, vagy egy Stream_Autocomplete_*.dat nevű fájlban a felhasználói profil mappájában. Ez a változás tette kissé bonyolultabbá a kézi kezelését, de ne aggódjon, vannak beépített eszközök a törlésére.

Egyes e-mail címek törlése az Outlook Auto-Complete listájából

Kezdjük a leggyakoribb problémával: egy-egy specifikus, már nem kívánt cím eltávolításával. Ez a legegyszerűbb és leggyorsabb módja a rendrakásnak.

1. módszer: Törlés e-mail írása közben

Ez a módszer a legintuitívabb és legtöbb esetben a leghatékonyabb, ha csak néhány zavaró címtől szeretne megszabadulni:

Nyisson meg egy új e-mailt az Outlookban, mintha levelet akarna küldeni.
Kezdje el beírni annak az e-mail címnek vagy névnek az első néhány karakterét az „Címzett”, „Másolatot kap” vagy „Titkos másolatot kap” mezőbe, amelyet el szeretne távolítani.
Ahogy gépel, az Outlook megjeleníti a javasolt címek listáját. Keresse meg a törölni kívánt bejegyzést ebben a listában.
Mutasson az egérrel a törölni kívánt e-mail címre. A cím mellett megjelenik egy „X” ikon, vagy egy „Törlés” felirat (néha egy kis szemeteskuka ikon is lehet).
Kattintson az „X” ikonra, vagy nyomja meg a Delete billentyűt, miközben az egeret a címen tartja.
A cím azonnal eltűnik a listáról, és nem fog többé megjelenni.

Ez a módszer az Outlook minden modern verziójában működik, és a leggyorsabb út az egyedi cím törlésére.

Az egész Auto-Complete lista törlése az Outlookból (Teljes visszaállítás)

Előfordulhat, hogy a lista annyira rendetlenné vált, hogy egyszerűen tiszta lappal szeretne indítani. Az Outlook beépített funkciója lehetővé teszi a teljes Auto-Complete lista törlését. Fontos megjegyezni, hogy ez visszavonhatatlan, és minden korábbi javaslatot eltávolít.

2. módszer: Az „Auto-Complete lista ürítése” funkció használata

Ez a módszer a legegyszerűbb és legbiztonságosabb módja a teljes lista törlésének az Outlook felhasználói felületén keresztül:

Nyissa meg az Outlookot.
Kattintson a bal felső sarokban található Fájl menüpontra.
Válassza ki az oldalsávon az Opciók (Options) lehetőséget. Ezzel megnyílik az „Outlook beállításai” ablak.
Az ablak bal oldalán található navigációs panelen kattintson a Levelezés (Mail) kategóriára.
Görgesse le az oldalt a „Üzenetek küldése” (Send messages) szakaszhoz.
Itt találja az „Auto-Complete lista használata az üzenetek Címzett, Másolatot kap és Titkos másolatot kap mezőjében megadott nevek javaslásához” (Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, Cc, and Bcc lines) nevű beállítást. Alatta található egy gomb: Auto-Complete lista ürítése (Empty Auto-Complete List).
Kattintson az Auto-Complete lista ürítése gombra.
Az Outlook egy megerősítő párbeszédpanelt jeleníthet meg, amely megkérdezi, biztosan törölni szeretné-e a listát. Erősítse meg a szándékát.

Ezt követően a teljes Auto-Complete lista törlődik. Legközelebb, amikor levelet ír, a lista üres lesz, és az Outlook újra elkezdi gyűjteni az új címeket.

3. módszer: A Stream_Autocomplete_*.dat fájl manuális törlése (Haladóbb)

Ez a módszer drasztikusabb, és általában akkor használatos, ha az első két módszer valamilyen okból nem működik, vagy ha korruptnak gyanítja az Auto-Complete gyorsítótárat. Fontos, hogy az Outlookot be kell zárni ehhez a művelethez.

Zárja be teljesen az Outlook alkalmazást. Győződjön meg róla, hogy a tálcán sem fut a háttérben.
Nyomja meg a Windows billentyű + R billentyűkombinációt a „Futtatás” párbeszédpanel megnyitásához.
Írja be a következő parancsot, majd nyomja meg az Enter billentyűt: %LocalAppData%MicrosoftOutlookRoamCache
Ez megnyitja a File Explorer ablakot, amelyben az Outlook gyorsítótár fájljai találhatók.
Keresse meg a Stream_Autocomplete_*.dat nevű fájlt. (A csillag helyén egy hosszú karaktersorozat található, amely az Ön Outlook profiljára jellemző). Lehet, hogy több ilyen fájl is van, ha több Outlook profilja van. Válassza ki azt, amelyik az aktív profiljához tartozik (ezt a dátum és idő segíthet azonosítani).
Kattintson jobb gombbal a fájlra, és válassza a Törlés opciót. Alternatívaként át is nevezheti a fájlt (pl. Stream_Autocomplete_*.bak), ha később vissza szeretné állítani (bár ez ritkán szükséges).
Zárja be a File Explorert, majd indítsa újra az Outlookot.

Az Outlook egy új, üres Stream_Autocomplete_*.dat fájlt fog létrehozni, és a lista újra tiszta lesz. Ez a módszer rendkívül hatékony a teljes Auto-Complete lista visszaállítására.

Gyakori kérdések és hibaelhárítás

Miért jelenik meg újra egy törölt cím?

Ez bosszantó lehet, de általában van rá magyarázat:

Névjegyalbum: Ha a törölt cím szerepel a névjegyalbumában (Contacts), az Outlook onnan is „beszerezheti” a javaslatot. Bár az Auto-Complete lista külön van, ha egy névjegy van, az is megjelenhet. Győződjön meg róla, hogy a névjegyalbumában is törölte a nem kívánt bejegyzést.
Megosztott postafiók/Exchange: Vállalati környezetben, ha megosztott postafiókot használ, vagy az Exchange szerverről érkeznek a címek, előfordulhat, hogy a szerverről újra letöltődik a cím. Ebben az esetben a rendszergazdával kell konzultálni.
Fájlsérülés: Ritkán, de előfordulhat, hogy a gyorsítótár fájlja sérült, és nem megfelelően kezeli a törlési parancsokat. Ekkor a 3. módszer (fájl törlése) segíthet.

Ez befolyásolja a névjegyalbumomat?

Nem. Az Auto-Complete lista kezelése és törlése nem érinti a névjegyalbumát (Contacts). Ha valakit töröl az Auto-Complete listáról, de szerepel a névjegyek között, a névjegye érintetlen marad. Csak az automatikus javaslatok listájából tűnik el.

Mi van, ha véletlenül törlök egy fontos címet?

Ne aggódjon! Ha egy fontos címet törölt az Auto-Complete listából, az nem jelenti azt, hogy soha többé nem tud levelet küldeni az adott személynek. A cím továbbra is elérhető lesz a névjegyalbumában (ha ott szerepel), vagy egyszerűen csak be kell gépelnie a teljes címet, és az Outlook újra elkezdi gyűjteni azt a listájához.

Hogyan kezeljem az Auto-Complete listát az Outlook Web Appban (OWA)?

Az Outlook Web App (OWA) vagy a webes Outlook felületének saját, szerveroldali gyorsítótára van. Ezeket általában a „Beállítások” -> „Levelezés” -> „Általános” -> „Javasolt címzettek” vagy hasonló menüpont alatt lehet kezelni, de a webes felületen általában kevesebb kontrollja van a konkrét fájlok felett, mint az asztali alkalmazásban. A webes felületen is általában működik az „X” ikonnal való törlés, amikor egy címet gépel be.

Tippek a hatékony e-mail cím kezeléshez

A tiszta és rendezett Auto-Complete lista fenntartása hozzájárul a hatékony és hibamentes levelezéshez. Íme néhány bevált gyakorlat:

Rendszeres tisztítás: Időnként, mondjuk évente egyszer, érdemes átnézni a listát, és törölni az elavult vagy nem kívánt bejegyzéseket.
Névjegyalbum karbantartása: Tartsa naprakészen a névjegyalbumát is. Ha valaki e-mail címe megváltozott, frissítse a névjegyét, és törölje a régi címet az Auto-Complete listáról.
Figyelmes gépelés: Bár az Auto-Complete segít, a kezdeti gépelésnél legyünk figyelmesek. Egy hibásan elküldött levél azonnal felviszi azt a hibás címet a listára.
Adatvédelem és privát üzenetek: Ha megosztott számítógépet használ, és szeretné megőrizni a privát üzeneteinek diszkrécióját, érdemes rendszeresen üríteni a listát.

Összegzés

Az Outlook automatikus kiegészítésének törlése vagy karbantartása nem ördöngösség, és jelentősen javíthatja az Outlook-használati élményét. Legyen szó egyetlen, bosszantó címről, vagy a teljes lista alapos kitakarításáról, a cikkben bemutatott módszerekkel könnyedén rendet tehet.

Ne engedje, hogy a digitális rendetlenség eluralkodjon a postaládájában! Válassza ki az Önnek legmegfelelőbb módszert, és élvezze a tiszta, hatékony és hibamentes e-mail kezelés előnyeit. Ha kérdései vannak, vagy további tippekre van szüksége, ne habozzon utánajárni, vagy kérdezzen bátran!