Excel a pénzügyekben: hogyan készíts személyes költségvetést?

Képzeld el, hogy pontosan tudod, hova megy minden forintod. Nincsenek többé meglepetések hó végén, nem érzed magad kiszolgáltatottnak, és magabiztosan tervezel a jövőre nézve. Ez nem egy elérhetetlen álom! A személyes költségvetés készítése a pénzügyi szabadság kulcsa, és ehhez az egyik legerősebb, legrugalmasabb eszköz a rendelkezésedre áll: a Microsoft Excel.

Sokan tartanak a költségvetés-tervezéstől, mert azt hiszik, bonyolult, időigényes vagy korlátozó. Az igazság az, hogy egy jól felépített Excel táblázat valójában felszabadító lehet. Segít átlátni a bevételeidet és kiadásaidat, azonosítani a felesleges költéseket, és prioritásokat felállítani a pénzügyi céljaid eléréséhez – legyen szó lakásvásárlásról, nyugdíjcélú megtakarításról vagy egy régóta vágyott utazásról.

Miért éppen az Excel a tökéletes választás a személyes költségvetéshez?

Bár számos költségvetés-kezelő alkalmazás és online eszköz létezik, az Excel páratlan rugalmasságot és testreszabhatóságot kínál. Nem kell alkalmazkodnod egy előre meghatározott sablonhoz; te magad hozhatod létre azt a rendszert, ami a leginkább illeszkedik az életedhez és pénzügyi szokásaidhoz. Ráadásul az alapvető funkciók elsajátításával már professzionális szinten kezelheted a pénzügyeidet, és mindezt általában ingyen, vagy a már meglévő Microsoft Office csomagod részeként.

Az Excel lehetővé teszi, hogy valós időben kövesd nyomon a kiadásaidat, elemezd a költési szokásaidat, és vizuálisan is megjelenítsd az adatokat diagramok segítségével. Ez a cikk végigvezet téged a személyes költségvetés elkészítésének lépésein az Excel segítségével, a kezdeti beállítástól a haladó elemzésekig.

Az első lépések: A költségvetés alapjainak megértése

Mielőtt belevágnál az Excel táblázat építésébe, fontos tisztában lenni a költségvetés alapvető fogalmaival:

Bevételek: Minden olyan pénzösszeg, ami beérkezik hozzád. Ide tartozik a fizetésed, mellékállásból származó jövedelem, bónuszok, befektetésekből származó hozamok, ajándékok stb.
Kiadások: Minden pénzösszeg, amit elköltesz. Ezeket két fő kategóriába sorolhatjuk:
- Fix kiadások: Olyan költségek, amelyek összege viszonylag állandó és rendszeresen felmerülnek (pl. lakbér/törlesztő, rezsi, hiteltörlesztők, előfizetések, biztosítások). Ezeket könnyebb tervezni.
- Változó kiadások: Olyan költségek, amelyek összege havonta változhat, és rajtad múlik, mennyit költesz rájuk (pl. élelmiszer, szórakozás, ruházkodás, közlekedés, utazás). Ezeken lehet a legtöbbet spórolni.
Megtakarítás: A bevételek azon része, amit félreteszel jövőbeli céljaidra vagy váratlan helyzetekre. Fontos, hogy ezt is „kiadásként” kezeld, és prioritásként kezeld a költségvetésben.
Adósság: Kölcsönzött pénz, amit vissza kell fizetned kamatokkal együtt. A költségvetés segíthet felgyorsítani az adósságok törlesztését.

Excel alapszerkezet kialakítása: Az alapok lefektetése

Nyiss meg egy új Excel munkafüzetet. Az átláthatóság érdekében érdemes több munkalapot használni:

Összesítés/Dashboard: Ez a munkalap ad egy gyors áttekintést a havi bevételekről, kiadásokról, megtakarításokról, és itt láthatók a célok felé való haladásod.
Tranzakciók/Napló: Itt rögzítesz minden egyes bevételt és kiadást. Ez lesz a költségvetésed „szíve”.
Kategóriák/Sablonok: Egy lista a kiadási és bevételi kategóriáidról, amit legördülő listákhoz használhatsz.
Célok: Itt követheted nyomon a megtakarítási vagy adósságtörlesztési céljaidat.

A „Tranzakciók/Napló” munkalap felépítése:

Ez a legfontosabb táblázat. Hozd létre a következő oszlopokat az első sorban (fejlécként):

A oszlop: Dátum (Pl. 2023.10.27.)
B oszlop: Kategória (Pl. Élelmiszer, Lakbér, Benzin, Fizetés)
C oszlop: Tétel/Leírás (Pl. Aldi vásárlás, Októberi lakbér, K&H fizetés)
D oszlop: Összeg (A forint összege)
E oszlop: Típus (Bevétel vagy Kiadás)
F oszlop: Megjegyzés (Opcionális, további infóknak)

Formázd az „Összeg” oszlopot pénznemre (pl. Ft) a jobb olvashatóság érdekében.

Adatérvényesítés a kategóriáknál:

A „Kategóriák/Sablonok” munkalapon hozz létre egy listát az összes bevételi és kiadási kategóriádról (pl. Fizetés, Lakbér, Rezsi, Élelmiszer, Szórakozás, Utazás, Megtakarítás, Egészség, Oktatás stb.).

A „Tranzakciók/Napló” munkalapon válaszd ki a teljes „Kategória” oszlopot (vagy annak egy jelentős részét), majd lépj az Excel menüben az „Adatok” > „Adatérvényesítés” pontra. A „Beállítások” fülön a „Megengedés” legördülő listából válaszd a „Lista” opciót. A „Forrás” mezőbe írd be a „Kategóriák/Sablonok” munkalapon lévő kategóriáid tartományát (pl. =Kategóriák!$A$2:$A$20). Így a „Kategória” oszlop celláiban legördülő listaként jelennek meg a kategóriáid, meggyorsítva az adatrögzítést és elkerülve az elgépeléseket.

Bevételek és kiadások rögzítése: Az adatrögzítés művészete

A költségvetésed csak annyira lesz pontos, amennyire az általad rögzített adatok. Ez a legidőigényesebb, de egyben legfontosabb része a folyamatnak. Legyél következetes!

Rögzíts mindent: Legyen szó egy kávéról vagy a havi bérleti díjról, minden tranzakciót írj be.
Rendszeresség: Próbáld meg naponta vagy legalább hetente egyszer frissíteni a táblázatot. Így friss marad az emlékezeted, és nem gyűlik fel a munka.
Banki kivonatok: Számos bank lehetővé teszi a tranzakciók exportálását Excel formátumban. Ezt felhasználhatod az adatok gyorsabb beillesztéséhez, de mindig ellenőrizd és kategorizáld manuálisan.

Az Excel funkciók arzenálja: Számolás és elemzés

Most jön a lényeg! Használjuk az Excel képleteit, hogy életre keltsük a számainkat.

1. Összesítések: SZUM (SUM) függvény

A legegyszerűbb, de legfontosabb függvény. Segít kiszámolni a teljes bevételedet és kiadásaidat egy adott időszakban (pl. egy hónapban).
Például, ha a bevételeid az E oszlopban vannak, a kiadásaid pedig szintén ott, de „Bevétel” vagy „Kiadás” típussal a D oszlopban, akkor az alábbiak szerint számolhatsz:

Összes bevételek (ha a „Típus” oszlop az E, az „Összeg” oszlop a D):
=SZUMHA(E:E;"Bevétel";D:D)

Összes kiadások:
=SZUMHA(E:E;"Kiadás";D:D)

Ezeket a képleteket helyezd el az „Összesítés/Dashboard” munkalapon, hogy azonnal lásd a havi egyenleget.

2. Kategóriánkénti elemzés: SZUMHA (SUMIF) és SZUMHATÖBB (SUMIFS) függvények

Ez az, ami igazán megmutatja, hova megy a pénzed. A SZUMHA függvény segítségével összegezheted a kiadásaidat kategóriánként. Ha például az A oszlopban van a dátum, a B-ben a kategória, a D-ben az összeg és az E-ben a típus:

Példa a SZUMHA használatára, ha ki akarod számolni az összes „Élelmiszer” kategóriájú kiadást:
=SZUMHA(B:B;"Élelmiszer";D:D)

Ha egy adott hónapra szeretnéd szűrni (ehhez feltételezzük, hogy a D oszlopban az Összeg, a B oszlopban a Kategória, és az A oszlopban a Dátum van, és mondjuk a B1 cellában szerepel a „Lakbér” kategória, az A1 cellában pedig a hónap neve szövegként, pl. „október”):
Ez egy kicsit bonyolultabb, mivel a dátumokat is kezelni kell. Egy jobb megközelítés lehet, ha az „Összesítés” munkalapon kiválasztod a hónapot, és a SZUMHATÖBB (SUMIFS) függvényt használod, ami több feltételt is tud kezelni.

Példa SZUMHATÖBB használatára egy adott hónap adott kategóriájára:
Tegyük fel, hogy az „Összesítés” lapon az A1 cellában van az év (pl. 2023), a B1 cellában a hónap száma (pl. 10).
Ha a „Tranzakciók” lapon a D:D az Összeg, B:B a Kategória, E:E a Típus, A:A a Dátum, és mondjuk „Élelmiszer” kategória kiadásait akarjuk megkapni októberben 2023-ban:

=SZUMHATÖBB(Tranzakciók!D:D;Tranzakciók!B:B;"Élelmiszer";Tranzakciók!E:E;"Kiadás";Tranzakciók!A:A;">="&DÁTUM(Összesítés!A1;Összesítés!B1;1);Tranzakciók!A:A;"<="&HÓNAP.UTOLSÓ.NAP(DÁTUM(Összesítés!A1;Összesítés!B1;1);0))

Ez egy komplex képlet, de elengedhetetlen a pontos havi elemzéshez. Érdemes minden kategóriára elkészíteni ezt az „Összesítés” munkalapon, hogy átlásd a kiadásaid megoszlását.

3. Átlagok: ÁTLAG (AVERAGE) függvény

Az ÁTLAG függvény segít megállapítani az átlagos havi kiadásaidat egy-egy kategóriában, ami hasznos a jövőbeli tervezéshez.

4. Feltételes formázás

Az Excel lehetővé teszi, hogy bizonyos feltételeknek megfelelő cellákat automatikusan formázzon. Például, ha túllépted egy kategória havi keretét, a cella pirosra változhat. Válaszd ki a cellát vagy tartományt, amire alkalmazni szeretnéd, majd az „Kezdőlap” > „Feltételes formázás” > „Új szabály” menüpontban állítsd be a kívánt feltételt és formázást.

A budget vizualizálása: A számok mögötti történet

A nyers adatok önmagukban nem mindig mesélnek sokat. A diagramok viszont egy pillanat alatt átláthatóvá teszik a pénzügyeid alakulását.

Kördiagram: Kiválóan alkalmas a kiadások megoszlásának vizualizálására. Készíts egy összegzést a havi kiadásaidról kategóriánként, majd jelöld ki ezt az adatsort, és az „Beszúrás” > „Diagramok” > „Kördiagram” menüpontban válaszd ki a neked tetszőt. Látni fogod, mely kategóriák „eszik meg” a legtöbb pénzedet.
Oszlopdiagram: A havi bevételek és kiadások összehasonlítására, vagy a különböző hónapok költéseinek elemzésére ideális. Készíts egy táblázatot az „Összesítés” lapon a havi összes bevételedről és kiadásaidról, majd ebből készíts oszlopdiagramot.

A diagramok segítségével könnyedén felismerheted a trendeket, például, ha egyre többet költesz étteremre, vagy ha egy szezonális kiadás (pl. fűtés) jelentősen megdobja a költségeidet.

Költségvetési stratégiák: Testre szabott megoldások

Miután átlátod, hova megy a pénzed, itt az ideje, hogy célokat tűzz ki, és stratégiát válassz.

Az 50/30/20 szabály: Ez egy népszerű és egyszerű stratégia. A nettó bevételeid 50%-át fordítsd a szükségletekre (lakhatás, rezsi, élelmiszer), 30%-át a vágyakra (szórakozás, étterem, hobbi), és 20%-át a megtakarításokra és adósságtörlesztésre.
Nulla alapú költségvetés: Ennél a módszernél minden forintnak „munkát adsz”. A hónap elején minden bevételi forrásodat szétosztod a különböző kategóriák (beleértve a megtakarítást és adósságtörlesztést is) között, úgy, hogy a végén az egyenleg nulla legyen. Ez megköveteli a legnagyobb odafigyelést, de rendkívül hatékony.
Digitális „boríték” rendszer: Hasonló a nulla alapú költségvetéshez. Képzeletbeli „borítékokat” hozol létre az Excelben minden kiadási kategóriára, és beállítasz egy keretet. Ahogy költesz, levonod az összeget a „borítékból”. Ez segít vizuálisan követni, mennyi pénzed maradt még az adott kategóriára a hónapban.

Válassz egy stratégiát, ami a legjobban illeszkedik hozzád, és építsd be a költségvetésedbe Excel képletekkel (pl. IF függvényekkel, amelyek jelzik, ha túlléptél egy keretet).

Rendszeres felülvizsgálat és finomhangolás: A költségvetés dinamikája

A költségvetés nem egy statikus dokumentum; egy élő, dinamikus eszköz. Ahogy az életed változik, úgy a költségvetésednek is változnia kell.

Heti áttekintés: Nézd át a rögzített tranzakciókat, és győződj meg róla, hogy minden be van írva.
Havi felülvizsgálat: Hó végén/elején szánj időt arra, hogy elemezd az elmúlt hónapot. Megtartottad a kereteidet? Hol költöttél túl? Hol spórolhattál volna többet? Ezeket a tapasztalatokat használd fel a következő hónap tervezéséhez.
Negyedéves/Éves felülvizsgálat: Tekints rá a nagyobb képre. Haladsz a hosszú távú céljaid felé? Szükséges-e módosítani a stratégiádon? Frissültek-e a bevételeid vagy a fix kiadásaid?

Légy türelmes és kitartó! Az első hónapok lehetnek a legnehezebbek, de minél tovább csinálod, annál könnyebbé válik, és annál pontosabbá válnak az adataid.

Haladó tippek és trükkök az Excelben

Ha már kényelmesen mozogsz az alapokban, íme néhány haladóbb funkció, amivel továbbfejlesztheted a költségvetésedet:

Célok nyomon követése: Készíts egy külön munkalapot a megtakarítási céljaidnak (pl. önerő lakásra, nyaralás, vésztartalék). Vezesd, mennyit raktál félre, és mennyi hiányzik még. Használj függvényeket (pl. SZUM) a haladás nyomon követéséhez.
Nettó vagyon számítása: Ez egy nagyszerű módja annak, hogy lássa a teljes pénzügyi helyzetét. Egy külön lapon sorold fel az eszközöket (bankszámla egyenleg, befektetések, ingatlan értéke) és a kötelezettségeket (hitel, kölcsönök). A nettó vagyon = Eszközök – Kötelezettségek. Frissítsd rendszeresen.
Kimutatások (Pivot Tables): Ha nagy mennyiségű adatod van, a kimutatások segítségével rendkívül gyorsan elemezheted a költési szokásaidat. Egy kattintással csoportosíthatod a kiadásokat kategóriánként, havonta, vagy akár a vásárlás helye szerint. Ideális a mélyebb trendek felfedezésére.
Diagramok automatizálása: A dinamikus diagramok automatikusan frissülnek, ahogy új adatokat adsz meg.

A személyes költségvetés előnyei: Több mint puszta számok

A személyes költségvetés készítése és fenntartása több, mint puszta számok rendezgetése. Valójában egy rendkívül hatékony eszköz a pénzügyi jólléted növelésére:

Pénzügyi kontroll: Pontosan tudod, hova megy a pénzed, és te irányítod a pénzügyeidet, nem fordítva.
Stresszcsökkentés: Az anyagi bizonytalanság jelentős stresszforrás. Egy jól megtervezett költségvetés csökkenti az aggodalmat, és nyugodtabbá tesz.
Célok elérése: Legyen szó rövid vagy hosszú távú célokról, a költségvetés segít prioritásokat felállítani és pénzt félretenni azok megvalósítására.
Felelősségtudatos döntéshozatal: A költségvetés segít tudatosabban dönteni a költéseidről, elkerülve a felesleges impulzusvásárlásokat.
Vészhelyzetekre való felkészülés: A költségvetésbe beépített vésztartalék képzése biztonságot nyújt váratlan kiadások esetén.

Záró gondolatok: Az út a pénzügyi szabadság felé

A személyes költségvetés elkészítése Excelben egy utazás, nem egy egyszeri feladat. Lesznek hónapok, amikor tökéletesen tartod magad a tervhez, és lesznek olyanok, amikor nem. A lényeg a kitartás, a tanulás és a folyamatos finomhangolás.

Ne félj kísérletezni, próbáld ki a különböző megközelítéseket, és alakítsd a rendszert a saját igényeidre. Az Excelben rejlő potenciál szinte végtelen, és ahogy egyre jártasabbá válsz benne, rá fogsz jönni, hogy a személyes pénzügyek kezelése nem is olyan bonyolult, sőt, egyenesen élvezetes és pénzügyi tudatosságot növelő feladat lehet. Vágj bele még ma, és kezd el építeni a stabil pénzügyi jövődet!